How To 'destination wedding': gewoon doen!

Iedereen droomt erover, maar niemand durft eraan te beginnen: trouwen in het buitenland. We zien prachtige plaatjes passeren van huwelijken in zuiderse Masseria’s in Italië, ceremonies op verlaten stranden in Portugal, apero’s op kliffen in Frankrijk, … adembenemend mooi, maar hoe hebben die koppels dat in godsnaam voor mekaar gekregen? 1 antwoord: een wedding planner. Zeker wanneer je naar het buitenland trekt, is het geen overbodige luxe om iemand te hebben die je van begin tot eind bijstaat in het proces. Zoals By Gaspard bijvoorbeeld, experts in destination weddings.

Leg eens even uit, Stephanie & Ozanne: wie zijn jullie en wat doen jullie?

"By Gaspard is een Belgisch event planning- en event design agency met feestlocaties in Ibiza en Italië. Ons motto? Een trouwfeest moet een beleving zijn, voor zowel jullie als jullie gasten. Jullie verhaal wordt vertaald in het feest en we zorgen ervoor dat jullie zonder zorgen of stress naar het feest kunnen toeleven. En dat het allemaal picture perfect, stijlvol en origineel uitziet, is een dikke plus. Achter de schermen draait de logistieke machine op volle toeren: communiceren met lokale leveranciers, oppikken van bloemen, … zodat onze koppels zorgeloos naar het feest kunnen toeleven."

Wat is het grote verschil tussen trouwen in België of in het buitenland? Waarom is trouwen in het buitenland zo uniek en onvergetelijk?

"Trouwen in het buitenland is écht een once in a lifetime experience. Het is voor koppels die dromen van een warme, zomerse (zonzekere) dagen met de voetjes in het zand, de oceaan op de achtergrond, omringd door een intiem gezelschap, … het klinkt als een droom, maar wij kunnen het gewoon waarmaken. :-)


Het feest duurt meestal een lang weekend (in vergelijking met één volgepropte zaterdag), waarbij we het koppel en de gasten vanaf hun aankomst tot het einde van het feestweekend meenemen in één grote trip down memory lane. Een echte beleving, die barst van de liefde."

Aan alle dromers: de drempel is misschien véél minder groot dan dat ze zouden verwachten. Waar schuilt het grote misverstand over destination weddings?

"Het is een misvatting dat trouwen in het buitenland véél duurder is dan in een gewone feestzaal in België. Uiteraard hangt er aan een trouwfeest een prijskaartje, maar dit bepaalt het koppel nog steeds zelf. In België zou je toch ook een aardige som neertellen voor je trouwdag? Je kan hier zo exclusief in gaan als je zelf wilt! Willen jullie het verblijf en de vliegtickets van jullie gasten betalen? Fantastisch! Maar dát komt echt maar zelfden voor. Ook met realistische budgetten kunnen wij een prachtig feest ontwerpen. We leggen samen de puzzel, helemaal op maat van de klant. Kreeft op tafel? Prima. Pizza party tussen de olijfbomen? Nog beter zelfs! No worries!"

Wat is jullie voornaamste rol?

"Het is, als projectmanagers, onze taak op het parcours zo zorgeloos mogelijk te maken voor het koppel. Ja, er komt stress kijken bij een trouwfeest in het buitenland. Maar laat het geregel, over-en-weer gemail dan gewoon aan ons over. Wij hebben zéér veel contacten in het buitenland, en waar een koppel zelf misschien weken over zou doen om een DJ te vinden, daar doen wij gewoon één telefoontje over.

Eens de grote leveranciers vastliggen (locatie, catering, sfeer), is het voor zowel het koppel als voor ons uitkijken en aftellen naar hun big wedding!"

Kiezen koppels best voor een planner uit België die alles van hieruit regelt, of nemen ze beter iemand lokaal onder de arm? Want de taalbarrière schrikt veel mensen af, met Engels alleen kom je meestal niet ver in het diepe zuiden van Italië, Spanje, Frankrijk, …

"We kunnen hier in België snel, vlot en open communiceren naar onze koppels. Én we kennen de lokale leveranciers in het buitenland. Best of both worlds! Een planner die vanuit België opereert is dus vast en zeker de beste keuze."


Koppels die trouwen in het buitenland verwachten wel wat engagement van hun genodigden: ze moeten enkele dagen vrij kunnen maken, een vliegticket boeken, … hoe pakken ze dit best aan?

"Ga er maar van uit dat jullie genodigden hier ook voor staan te springen. Voor hen is het een snoepreisje, een escape from reality, eens een weekendje weg zonder de kinderen ;-). We zien vaak dat ze er nog een extra weekje vakantie aan breien.

Het is heel gebruikelijk om de gasten een uitnodiging te sturen met daarbij tips voor hotelletjes of B&B’s in de buurt. Ook logeren op het domein is meestal een optie."

Stel dat we volgend jaar weer een zomer hebben als in 2020, met de ene annulering na de andere, hoe pakken jullie dit aan?

"Laten we deze zomer vooral rap vergeten. :-) Hoe dan ook, het blijft onze taak om onze koppels gerust te stellen, en om hen opnieuw te laten uitkijken naar hun nieuwe datum. En we proberen om toch al een tipje van de sluiter op te lichten, zodat ze toch al een béétje kunnen proeven van hun feest. Een voorontwerp van hun uitnodigingen opsturen, een fitting voor de bruidsjurk inplannen, … een klein gebaar, maar o zo belangrijk voor het koppel!"

Meer info over trouwen in het buitenland?

Stuur Stéphanie en Ozanne een mailtje, happy to help you!

https://www.bygaspard.eu/nl/home/

instagram: @bygaspard

info@bygaspard.eu

tel: +32 495 33 90 80 


Meer inspiratie nodig?

Het ultieme stappenplan voor het organiseren van jullie trouwfeest.

Een budget vriendelijk trouwkleed shop je hier.

Stoelen, tafels, borden, ... hoe maak ik de beste keuze?

Wat zet je op je trouwuitnodiging?